Una guida alle pubbliche relazioni

Con pubbliche relazioni si fa sostanzialmente riferimento alla pratica della comunicazione strategica: si tratta di costruire rapporti con i giornalisti offrendo loro contenuti che cattureranno l'interesse del loro pubblico. Per gli artisti è uno dei modi migliori per far conoscere il proprio nome - dato che l'obiettivo finale è fare in modo che i giornalisti parlino di voi e promuovano il vostro lavoro. Che siate artisti emergenti o un nome consolidato sulla scena, le pubbliche relazioni possono essere estremamente preziose. Per i talenti emergenti offrono l'opportunità di cominciare a costruire il proprio profilo e far sentire la propria musica. Per coloro già avviati, le pubbliche relazioni possono aiutare a costruire e plasmare la propria immagine pubblica come artista.

In base al tipo di storia che volete proporre, ci sono diversi modi per cominciare. Il lavoro classico delle pubbliche relazioni inizia con la stesura di un comunicato stampa. Si tratta di un documento formale, lungo circa una pagina, che annuncia una notizia ai giornali. Nell'industria musicale il tipo più comune di comunicato stampa è quello relativo al lancio di un album (destinato a generare interesse tra i critici) e ai tour (che annuncia le date del vostro futuro tour e invita i giornalisti a prendervi parte). Un comunicato stampa è di solito scritto in uno stile simile a quello che trovate sui giornali. Ha una struttura sbilanciata, proprio come una notizia di cronaca - il che vuole dire che tutte le informazioni importanti si trovano in cima, con un titolo attraente e un'introduzione studiata per catturare l'attenzione dei giornalisti. Ci sono numerosi modelli di comunicati stampa disponibili online, potete trovarne alcuni esempi per l'industria musicale qui e qui.

Non appena il comunicato stampa sarà pronto, potete iniziare a realizzare una lista dei media con le informazioni di contatto dei critici, degli scrittori e dei blogger che sono interessati al genere o al campo in cui operate. Questa è la lista delle persone a cui invierete per e-mail il comunicato stampa, corredato di una breve nota in cui spiegate per quale motivo potrebbe essere di loro interesse. La cosa più importante è fare i compiti a casa. Non vi limitate a creare una lista enorme comprendente centinaia di giornalisti musicali a cui inviare il comunicato stampa. Cercate di trovare i giornalisti appassionati al vostro stile di musica e scrivete una proposta individuale. Le pubblicazioni più importanti hanno giornalisti che si occupano di diverse aree tematiche o di visite professionali. Una cosa che dovreste evitare di fare è, ad esempio, inviare notizie sul vostro nuovo album techno ad un critico di musica rock, perché questo dimostra quanto poco tempo avete dedicato alla ricerca. Leggete i loro articoli, piuttosto. Cercate di conoscere meglio il loro stile di scrittura e quali sono le aree di cui si occupano. Seguiteli su Twitter e usatelo per scoprire i loro interessi. Il vostro obiettivo finale dovrebbe essere quello di costruire un rapporto duraturo con il giornalista - e il modo migliore per farlo è dimostrare che avete letto e stimate il loro lavoro. Con un po' di fortuna ricambieranno con la stessa stima.

Avete creato la vostra storia e inviato le e-mail ad un gruppo di giornalisti scelto con attenzione. Nonostante le grandi aspettative, non avete ricevuto il numero di risposte che speravate. Non scoraggiatevi - si tratta di un caso comune nelle pubbliche relazioni, specialmente se è la prima volta che vi proponete ai media. Le pubbliche relazioni hanno come scopo finale la costruzione di relazioni a lungo termine. I giornalisti daranno spesso priorità alle proposte provenienti da contatti già esistenti rispetto a quelle dei promotori pubblicitari che non conoscono. Senza contare che ricevono dozzine, se non centinaia, di e-mail al giorno. Sta quindi a voi creare una storia sufficientemente interessante da attirare la loro attenzione. Se non ricevete alcuna risposta in seguito alla proposta iniziale, il passo successivo da compiere è il follow-up. Ma ci sono alcune regole importanti da tenere a mente per evitare di compromettere le vostre relazioni con i media.

Come regola generale, potete inviare ai giornalisti un amichevole promemoria dopo 3-4 giorni di tempo per far seguito alla vostra proposta iniziale. In ogni caso, sarà vostro interesse non limitarvi a chiedere se hanno ricevuto la precedente e-mail. Il trucco sta nell'offrire loro qualcosa in più - un'intervista esclusiva o qualche informazione relativa ad un tour imminente. Se il vostro primo tentativo non ha attirato la loro attenzione, la seconda volta cercate di offrire loro nuove informazioni o maggiori dettagli che possano catturare il loro interesse. Se è la prima volta che vi proponete ai media, una breve telefonata per presentarvi potrebbe essere appropriata. Ricordate però che molti giornalisti preferiscono comunicare via e-mail, quindi siate discreti quando rispondete al telefono.

La regola numero uno delle pubbliche relazioni: non siate fastidiosi! Eccessive e-mail di follow-up e chiamate contribuiranno unicamente a danneggiare ogni possibilità a vostra disposizione di costruire una relazione solida con i giornalisti nel lungo termine. Al contrario, siate sempre rispettosi dei loro limiti di tempo e delle loro scadenze. Scrivete e-mail brevi e arrivate dritti al punto. Se dovete ricorrere al follow-up, fatelo solo un paio di volte al massimo e poi lasciate stare le cose come stanno. A volte dovete riconoscere la sconfitta: per quanto la vostra storia possa essere importante per voi, potrebbe non essere altrettanto interessante per i giornalisti o i loro lettori.